Charte des Bénévoles

Association Les Amis de Simone Weil

1. Présentation de l’association

L’Association « Les Amis de Simone Weil » a pour mission de promouvoir la culture, le travail, la réflexion et la formation à travers la gestion d’un café culturel et d’un espace de coworking. Son objectif est de créer un lieu de partage, d’entraide et d’engagement collectif, en lien avec les valeurs portées par Simone Weil et la doctrine sociale de l’Église.

2. Rôle des bénévoles

Les bénévoles sont au cœur du projet de l’association et contribuent activement à la réalisation de ses missions. Leur engagement permet de maintenir et de développer les activités culturelles, les espaces de travail, et les rencontres organisées au sein du Café Simone.

Les bénévoles peuvent intervenir dans différents domaines :

Accueil et service au bar/café lors des événements et des permanences ;
Organisation des conférences et autres événements culturels ;
Communication et promotion des activités de l’association ;
Levée de fonds et développement de partenariats avec d’autres acteurs locaux ;
Soutien à la gestion de l’espace de coworking, en s’assurant que les utilisateurs respectent les règles et bénéficient d’un cadre agréable.

3. Engagements de l’association envers les bénévoles

L’Association « Les Amis de Simone Weil » s’engage à :

Accueillir les bénévoles dans un esprit de convivialité et de respect mutuel ;
Proposer à chaque bénévole des missions adaptées à ses compétences, motivations et disponibilités ;
Offrir une formation adéquate à ses bénévoles pour qu’ils puissent accomplir leurs missions dans les meilleures conditions
Assurer une couverture assurantielle pour les bénévoles dans le cadre de leurs activités, incluant la responsabilité civile pour les dommages causés à des tiers et la protection contre les accidents subis par les bénévoles eux-mêmes ;
Garantir que les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leurs missions seront remboursés, sous réserve de l’accord préalable du bureau de l’association et de la présentation des justificatifs correspondants. Aucune dépense non approuvée ne pourra faire l’objet d’un remboursement ;
En alternative au remboursement, le bénévole peut abandonner par écrit ses frais au profit de l’association, ce qui ouvre droit à un reçu fiscal au titre de l’article 200 du CGI (BOI-IR-RICI-250-20). Le formulaire de note de frais prévoit cette option ;
Valoriser l’engagement de chaque bénévole et encourager les échanges réguliers sur les activités et les ajustements nécessaires ;
Écouter les suggestions des bénévoles pour améliorer le fonctionnement et les activités de l’association.

4. Engagements des bénévoles envers l’association

En rejoignant « Les Amis de Simone Weil », chaque bénévole s’engage à :

Adhérer aux valeurs et à la mission de l’association ;
Respecter les règles de l’association ainsi que le règlement intérieur (adopté par le conseil le …/…/……) qui encadre les activités du café et de l’espace de coworking ;
Accomplir les tâches qui lui sont confiées avec sérieux et régularité, en respectant les horaires et les responsabilités convenues ;
Travailler en collaboration avec les autres bénévoles, les salariés et les responsables de l’association, dans un esprit de bienveillance et de coopération ;
Informer en cas d’imprévu ou d’indisponibilité, afin que l’association puisse organiser une relève ou ajuster les activités en conséquence ;
Signaler sans délai à un membre du bureau tout incident, accident, comportement inapproprié d’un tiers ou situation susceptible d’engager la sécurité des personnes ou la responsabilité de l’association ;
Respecter la confidentialité des informations concernant les membres, utilisateurs et activités de l’association, en conformité avec les exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cet engagement de confidentialité perdure après la fin de la mission. Tout manquement peut donner lieu à signalement à la CNIL et à des poursuites au titre des articles 226-13 et 226-22 du Code pénal ;
S’engager à suivre les formations et réunions proposées pour assurer une continuité dans la qualité des services offerts ;

5. Service au bar et débit de boissons

L’association est titulaire d’une licence de débit de boissons. Les bénévoles affectés au service au bar s’engagent à :

Refuser le service à toute personne mineure et exiger une pièce d’identité en cas de doute ;
Refuser le service à toute personne en état d’ivresse manifeste ;
Respecter strictement les horaires d’ouverture et la catégorie de licence détenue par l’association ;
Suivre la formation interne préalable dispensée par le bureau ou par le titulaire du permis d’exploitation ;
Veiller à l’affichage permanent et visible des protections obligatoires (interdiction de vente d’alcool aux mineurs, information sur les risques liés à la consommation excessive d’alcool, numéros d’urgence).

Le non-respect de ces obligations entraîne la cessation immédiate de la mission et engage la responsabilité personnelle du bénévole.

6. Tenue de caisse et encaissements

Les bénévoles amenés à manipuler la caisse s’engagent à respecter la procédure écrite de tenue de caisse remise par l’association :

Vérification du fond de caisse à l’ouverture ;
Saisie systématique des encaissements ;
Comptage en fin de service en présence d’un second bénévole ou d’un membre du bureau ;
Inscription dans un registre de tout écart constaté, signé par les deux personnes présentes ;
Dépôt des fonds selon la procédure définie.

L’association s’engage à fournir cette procédure écrite à chaque bénévole concerné. La responsabilité personnelle du bénévole ne peut être engagée que pour faute grave intentionnelle ou négligence caractérisée.

7. Sécurité, ERP et hygiène alimentaire

Le café accueille du public ; il constitue un Établissement Recevant du Public (ERP) soumis à des obligations strictes. Chaque bénévole atteste, par sa signature de la présente charte et par l’émargement de la formation d’accueil, avoir reçu et compris :

Les consignes d’évacuation et l’emplacement des extincteurs et des issues de secours ;
Les règles élémentaires d’hygiène HACCP applicables à toute manipulation de denrées (lavage des mains, chaîne du froid, dates limites de consommation, traçabilité, séparation des tâches) ;
L’interdiction d’introduire ou de stocker des denrées personnelles dans les espaces de production sans autorisation préalable.

Une fiche d’émargement de la formation est conservée par le bureau au siège de l’association.

8. Protection des bénévoles et de l’association

L’association « Les Amis de Simone Weil » veille à ce que le bénévolat soit exercé en toute sécurité et dans le respect des droits des bénévoles :

Les bénévoles sont protégés par une assurance responsabilité civile, conformément à la réglementation applicable aux associations loi 1901, qui couvre les dommages causés à des tiers dans le cadre des activités bénévoles. De plus, une assurance spécifique est souscrite pour protéger les bénévoles en cas d’accidents survenus lors de l’exercice de leurs missions ;
Les bénévoles ne sont soumis à aucun lien de subordination avec l’association. Leur engagement est librement consenti et non rémunéré, et ils ne perçoivent aucune compensation financière autre que le remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs activités bénévoles, en conformité avec les principes de la gestion désintéressée ;
En cas de comportement contraire aux valeurs de l’association ou de manquement grave aux engagements pris, l’association se réserve le droit de mettre fin à la collaboration avec le bénévole après un dialogue préalable et en respectant un délai de prévenance raisonnable.

9. Procédure disciplinaire et cessation de l’engagement

Le bénévolat repose sur la liberté de chacun. Un bénévole peut mettre fin à sa collaboration avec l’association à tout moment, en informant cette dernière par écrit (lettre ou courriel) en respectant un délai de prévenance de 15 jours (sauf cas de force majeure), afin de permettre l’organisation d’une relève.

De même, l’association peut mettre fin à la collaboration avec un bénévole si celui-ci ne respecte pas les engagements définis dans cette charte ou dans le règlement intérieur. La procédure suivante est alors appliquée :

Le bureau adresse au bénévole un courrier (papier ou électronique) exposant les faits reprochés ;
Le bénévole dispose de 8 jours pour présenter ses observations, par écrit ou lors d’un entretien ;
La décision finale du bureau lui est notifiée par écrit, motivée, en respectant un délai de prévenance de 15 jours ;
En cas de faute grave (vol, violence, mise en danger, vente d’alcool à un mineur, etc.), la cessation est immédiate sans délai de prévenance.

10. Droit à l’image et propriété intellectuelle

Le bénévole cède à titre gratuit et non exclusif à l’association les droits patrimoniaux d’auteur sur les contenus créés dans le cadre de sa mission (photos, textes, vidéos, supports de communication), pour leur utilisation par l’association à des fins non commerciales.

Le bénévole autorise l’association à utiliser son image dans le cadre de sa communication interne et externe (site, réseaux sociaux, plaquettes), sauf opposition écrite formulée à tout moment auprès du bureau (case à cocher dans le bordereau de signature ci-dessous).

11. Médiation et juridiction

En cas de différend entre le bénévole et l’association, les parties s’engagent à rechercher prioritairement une solution amiable, le cas échéant en faisant appel à un médiateur. À défaut d’accord, les juridictions compétentes seront celles du ressort du siège social de l’association (Lyon).

12. Respect des lois et des réglementations

Toutes les activités des bénévoles et de l’association doivent se réaliser dans le respect des lois et réglementations en vigueur, incluant les règles de sécurité, la protection des données personnelles et la législation applicable aux associations. L’association mettra en œuvre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer de la conformité de ses activités et de la protection de ses bénévoles.